Medicinske ustanove su zbog velikog broja podataka potrebnih u svakodnevnom radu sa pacijentima veliki proizvođač papirne dokumentacije. Vreme čuvanja papirne dokumentacije nije zakonom precizno definisano, pa se pojedine vrste medicinske dokumentacije čuvaju po 20, 30, 50 godina, čak i trajno. Vremenom ovo obilje dokumenata postaje problem:

• potreban je veliki prostor za skladištenje;

• uslovi za skladištenje dokumentacije često nisu adekvatni, pa je dokumentacija izložena oštećenjima i propadanju;

• vreme potrebno za razvrstavanje i pronalaženje željenog dokumenta se sa rastom količine dokumenata drastično povećava;

• dokumentacija se često izdaje na revers za naučno-istraživačke, sudske i druge potrebe, tako da pojedina dokumenta nisu u svakom trenutku na raspolaganju;

• pri izdavanju veće količine dokumenata postoji mogućnost da se pojedini delovi dokumenata pomešaju, izgube, pogrešno zavedu, tako da dokumentacija postaje nepotpuna.

Rešenje problema predstavlja mikrofilmovanje dokumentacije, koje omogućava značajnu uštedu u prostoru, i trajan i zakonski priznat način za čuvanje podataka. Pored toga, u procesu mikrofilmovanja se dobija elektronska forma dokumenta pogodna za operativan rad na računaru. Naš softver Vam pomaže da sa takvim formatom dokumenta radite na bezbedan i jednostavan način.

Projekat za digitalizaciju i arhiviranje dokumentacije obuhvata:

• preuzimanje dokumentacije,

• pripremu i sređivanje dokumentacije za digitalizaciju (skeniranje), hronološki po vrsti dokumenta i datumu dokumenta,

• mikrofilmovanje na osnovu skeniranih dokumenata,

• unos podataka sa istorija bolesti u bazu podataka,

• instalaciju odgovarajućeg aplikativnog softvera ArchiMed i

• fizičko arhiviranje papirne dokumentacije.

Prednosti upotrebe aplikacije ArchiMed nad papirnom dokumentacijom:

• Sva dokumentacija je dostupna

• Sprečeno je dalje gubljenje na čitljivosti dokumenata zbog uslova skladištenja

• Brzo pretraživanje i pronalaženje željene dokumentacije

• Statistička obrada grupnih podataka se može iskoristiti u naučno-istraživačke svrhe

• Osoblje se značajno rasterećuje administrativnih poslova

• ArchiMed je prilagođen potrebama zaposlenih u zdravstvenim ustanovama

• Interfejs aplikacije je veoma jednostavan i lak za upotrebu

• Ušteda u vremenu potrebnom za pronalaženje prethodnih dokumenata

• Uvid u dokumentaciju omogućava lekaru da stekne potpuniju sliku o zdravstvenom stanju pacijenta, oslanjajući se na medicinske podatke, a ne samo na izjavu pacijenta

• Generisanje statističkih podataka i različitih vrsta izveštaja baziranih na digitalizovanim podacima iz medicinske dokumentacije

• Definisanjem korisnika aplikacije omogućena je zaštita od neovlašćenog korišćenja

• Kreiranjem prava svakom korisniku obezbeđena je poverljivost informacija

ArchiMed  je kreiran tako da podržava integrisani (centralizovani) sistem, tačnije jedan sistem može opsluživati veliki broj radnih stanica, raspoređenih u različitim prostorijama koje se mogu nalaziti u različitim delovima objekta. Aplikacija, baza podataka i skenirani podaci se postavljaju na serveru, instalacija i upotreba aplikacije na klijentu je jednostavna.

Osnovna ideja je da se pomogne lekarima u njihovom svakodnevnom radu na taj način što će prilikom prijema pacijenta imati uvid u njegove ranije posete ustanovi, ukoliko se one nalaze u sistemu. Na primer, željenu istoriju bolesti lekar može naći jednostavnim unošenjem JMBG pacijenta, a pregled nađene istorije bolesti uključuje i svu pripadajuću dokumentaciju (laboratorijske analize, upute i izveštaje sa drugih odeljenja-klinika, otpusnu listu, rentgenske snimke i dr.). Pripadajuća dokumentacija je klasifikovana po vrstama dokumenata i sortirana hronološki u okviru vrste. Željeni dokument iz istorije bolesti se zatim može pregledati, uvećati, umanjiti, rotirati, štampati...