Upravljanje podacima, informacijama i dokumentima u poslovnim sistemima sve više se nameće kao jedno od najvažnijih za efikasnost i uspešnost savremenog načina poslovanja. Informacije koje se nalaze u bazama podataka, na računarima korisnika, na papirnim dokumentima, mikrofilmovima, video trakama, fotografijama, grafikonima i ostalim medijumima moraju se integrisati u jedinstveni sistem za upravljanje dokumentima. Ovakav sistem omogućava čuvanje svih vrsta dokumenata, bez obzira na formu, i efikasno i sigurno pretraživanje, distribuciju i obradu dokumenata.

Zakon propisuje obavezno čuvanje određene dokumentacije 5, 10 i više godina, a papir je, pored svoje inertnosti i nemogućnosti efikasnog pretraživanja, veliki potrošač prostora. Trenutno jedino zakonsko rešenje je mikrofilm sa ažurnom bazom anotacija. Sa uvođenjem zakona o elektronskom potpisu biće omogućeno ozvaničiti i elektronsku kopiju dokumenta. Sistemi za upravljanje dokumentacijom omogućavaju objedinjavanje ove dve arhive i zajedno sa operativnom dokumentacijom u elektronskom obliku predstavljaju idealno rešenje za uspešne firme.

ELDOK  je kompletno rešenje za upravljanje elektronskom dokumentacijom bazirano na WEB tehnologiji.

U pitanju je aplikacija koja omogućava administriranje sistema, unos, ažuriranje i pretragu dokumentacije kroz Intranet Vašeg preduzeća ili preko Interneta. Izuzetno je fleksibilna i zadovoljava sve potrebe preduzeća oko arhiviranja i upravljanja najrazličitijom dokumentacijom. Ne zahteva nikakvu instalaciju na klijentu, koristi se preko Web čitača sa bilo kog računara u mreži.

Pristup sistemu omogućen je samo definisanim korisnicima. Visoka sigurnost sistema je obezbeđena strogo definisanim tipovima korisnika i prava pristupa, izmene ili vlasništva kako nad pojedinačnim dokumentima tako i nad vrstama dokumenata.

Prava korisnika se definišu na nivou vrste dokumenta (pristup, izmena, bez prava) i tipa korisnika (administratori i obični korisnici). Svaka izmena se beleži sa vremenom, datumom i korisnikom koji je načinio.

Ovde možete da isprobate aplikaciju  ELDOK  >>
 
Kao korisničko ime ukucajte: korisnik,      
kao lozinku takođe: korisnik.      

Definisanje parametara sistema počinje sa definisanjem grupa dokumenata, što je pogodna opcija za situacije gde postoji veći broj službi koje generišu veći broj različitih vrsta dokumenata, pa je ovakvo grupisanje zgodno za pregled, ali i grupnu dodelu privilegija korisnicima sistema.

Zatim se u okviru svake grupe dokumenata definišu konkretne vrste dokumenata:

Za konkretnu vrstu dokumenata se definišu i njene anotacije - kriterijumi na osnovu kojih je kasnije moguće vršiti pretraživanje i naći željeni dokument. Anotacija može biti tekstualni, brojčani, datumski ili podatak tipa JMBG, ali i uzimati vrednost iz nekog poznatog skupa vrednosti. U tom slučaju takav skup vrednosti definišemo kao šifarnik i čuvamo za buduću primenu.

Sistem neograničenog broja fleksibilnih šifarnika, definisanja anotacija posebno za svaku vrstu dokumenta sa tipom svake anotacije (broj, tekst, datum, šifra iz odredjenog šifarnika) daje neograničene mogućnosti u upotrebi za najrazličitije vrste dokumentacije.

Deo sistema predviđen za indeksiranje skenirane dokumentacije omogućava unos vrednosti anotacija za konkretni dokument i na taj način povezivanje skeniranog dokumenta sa bazom podataka. Ovako unete anotacije omogućavaju kasnije lako pronalaženje željenog dokumenta.

Pretraživanje anotacija i postavljanje složenih upita je jednostavno i intuitivno. Sistem pretražuje samo one podatke kojima korisnik ima pristup. Pretraživanje se vrši po jednoj ili više definisanih anotacija za vrstu dokumenta.

Sistem selektivno daje pravo izmene ili brisanja u zavisnosti od eventualnih specijalnih prava definisanih za tog korisnika i taj dokument, koja ne mogu biti u suprotnosti sa pravom nad celom vrstom dokumenta.

Nakon pronalaženja potrebnog dokumenta omogućen je pregled liste svih pripadajućih fajlova i pristup svakom pojedinačnom fajlu u posebnom prozoru.

Pronađeni fajl se zatim može štampati, snimiti u računaru, kopirati, uvećati-umanjiti, rotirati...

Prenos fajlova koji su u sistemu se vrši direktno http protokolom, aplikativno i bez kompromitovanja sigurnosti direktnom vidljivošću fajlova ili FTP-om. Podržan je direktan pregled u Web čitaču svih vrsta dokumenata koje on razume (slike svih formata, PDF dokumenti itd.) i snimanje i otvaranje svih ostalih tipova dokumenata koji se ne mogu direktno interpretirati (Word, Corel itd.).

Modul za rad sa procesima

Svako preduzeće prilikom obrade tekuće dokumentacije prati određene radne procese i procedure. Modul za rad sa procesima ELDOK Process omogućava evidentiranje i praćenje toka aktivne dokumentacije kroz procese preduzeća.

U tu svrhu je potrebno inicijalno definisanje poslovnih procesa i njihovih faza.

Svaka faza definiše dokumente sa kojima se radi, način prikaza anotacija i korisnike faze...

... a zatim algoritam toka procesa.

Svaki korisnik sada vidi listu dokumenata koji još uvek nisu obrađeni i može pristupiti obradi dokumenata za koje ima pravo pristupa.

Po završenoj obradi dokumenta, on se prosleđuje u sledeću fazu na dalju obradu, uz mogućnost praćenja istorije posmatranog dokumenta.

Zašto ELDOK sistem ?

Sve ozbiljne kompanije na tržištu godinama investiraju u ljude, opremu i softver. Filozofija poslovanja naše firme, na kojoj smo bazirali i softversko rešenje, je da iz postojećih investicija treba izvući maksimum. Ljude, softver i opremu treba povezati u jednu celinu. Arhivu, koja predstavlja istoriju, iskustvo i znanje svake firme, treba efikasno digitalizovati i učiniti je dostupnom na svakom radnom mestu u skladu sa potrebama, a tekuću dokumentaciju efikasno pratiti kroz precizno definisane procese i faze. Naš sistem može da postigne sve to, i više, dajući novu vrednost starim investicijama.